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矽聯科技導入e首發票(電子發票)案例與效益說明

矽聯科技使用發票導入前說明圖

矽聯發票使用說明

 

矽聯科技導入電子發票後發票使用說明圖

矽聯發票使用說明二

導入前後的效益比較表

項目

導入前

導入後

效益

發票來源

購買手工發票

每期購買

直接配發字軌與號碼

節省購買時間與發票本數管理

開立發票

一般業務由業務申請開立發票,財務部填寫完交由業務親送或寄送。

電子商務由網站出貨完成資料轉出至收銀機發票系統列印收銀機發票並裝信封做郵寄。

可以透過e首發票開立業務發票,並做管理。如需列印發票則直接列印發票證明聯或電算發票給業務。

電子商務則透過Web service整合出貨完成資料,直接開立電子發票,並透過EMIL通知客戶,完成電子發票的開立。

以上開立發票每日確認無誤後直接上傳至財稅平台。

e首發票具有計算檢核發票金額的功能,減少開立發票金額稅額計算錯誤的狀況發生。

發票序時序號管理由系統管理,避免多業務開立發票時造成號碼錯誤。

可以批次管理與轉入開立電子商務出貨發票資料,直接開立電子發票。減少收 銀機發票列印與事後發票號碼與出貨單核對的建立。

也減少發票郵寄的工作與費用。

發票異動

折讓 由客戶填寫折讓四聯單進行折讓申報。

退回 請客戶寄回原發票始可作廢。

作廢 需保留原紙本各聯並申請作廢。

折讓 讓客戶填寫四聯單後直接在系統做折讓申報。

退回 取得客戶同意與確認後直接在系統做後續退回作廢處理。

所有異動均可以快速通知消費者與客戶。也減少實體紙本的寄送往返時間。

發票申報

將開立發票整理後交由會計事務所重新輸入建檔作申報。

可直接匯出上傳之電子發票資料並依照會計師系統格式excel(天心會計師系統)電子檔與提供401彙整表,加速會計申報與正確性。

銷項申報資料變得簡單快速。會計事務所也不用再重新輸入,可直接匯入。

導入電子發票後的心得

整理原有的發票管理流程與發票寄送到客戶與消費者的作業流程,發現最大的好處就是節省了許多發票填寫與列印寄送的作業時間。

導入前每星期助理會整理業務與電子商務出貨完成的資料準備開立發票,並開始填寫發票與列印收銀機發票。雖然每星期發票量不多(30~50張左右),但是也需要花費一天的時間來做開立、列印、核對、裝信封、寫郵寄地址、寄送。偶爾會發生發票稅額計算開立錯誤與寄送錯地址的情況。為了要追回各自的發票也必須花不少時間去追蹤。

導入e首發票後不需要再做列印與寄送發票,透過e首發票雲端服務平台可以讓消費者收到開立電子發票的通知與上網查看自己的電子發票與申請列印。降低了助理針對開立發票的管理工作降低不少。平均一星期的工作量由一天降為1-2小時即可完成。

也減少了整理發票與傳票的作業,直接將申報的銷項發票電子檔給委託的會計事務所作申報資料建檔,也減少申報發票內容的差異錯誤。

雖然矽聯科技的主要營業項目目前不是在消費通路,所開立的發票數量不多。所計算出來的效益可能不若7-11、全聯等連鎖通路商的效益大,矽聯每月大都100-150張,一期約200-300張發票數量。但在中小企業都要精簡人力的狀況下,我們自己也希望能將開立發票作業流程自動化與電子化,這也是為何將e首發票的規劃開發放在類似矽聯科技的中小企業上的使用。也期待e首發票可以幫想要導入電子發票的中小企業們達到整合原有系統或是降低導入門檻與成本,一同為電子化與環保的訴求加油。

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About author Ivy

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